7 Errores Caros al Contratar Entretenimiento para Eventos (y Cómo Evitarlos)

# 7 Errores Caros al Contratar Entretenimiento para Eventos

En 15 años en la industria, hemos visto los mismos errores repetirse. Algunos cuestan dinero, otros cuestan reputación. Aquí están los 7 más comunes (y costosos).

Error #1: Contratar Sin Ver Portfolio Real

El Error: "Me mandaron fotos hermosas por WhatsApp, se veían profesionales, contraté."

La Realidad: - Fotos pueden ser stock images - Videos pueden ser de otros performers - "Portafolio" puede ser robado

Cómo Evitarlo: ✅ Pedir videos de eventos COMPLETOS (no solo highlights) ✅ Verificar que videos muestren nombre del proveedor ✅ Buscar reviews en Google/Facebook ✅ Preguntar por referencias de eventos similares ✅ Si es posible, ver performance en vivo antes de contratar

Costo del Error: $500-2,000 + reputación dañada

Error #2: No Leer el Contrato (o No Tener Uno)

El Error: "Acordamos por WhatsApp, me dio un precio, listo."

La Realidad: Sin contrato escrito, no hay protección cuando: - Proveedor cancela último minuto - Performance dura menos de lo prometido - Equipo no llega completo - Calidad es inferior a lo acordado

Qué DEBE Incluir un Contrato: - [ ] Fecha, hora de inicio y fin exactas - [ ] Descripción específica del servicio - [ ] Número de performers/artistas - [ ] Equipo incluido (sonido, luces, props) - [ ] Costo total desglosado - [ ] Calendario de pagos - [ ] Política de cancelación (tuya Y del proveedor) - [ ] Plan de contingencia (qué pasa si performer se enferma) - [ ] Requisitos técnicos (electricidad, espacio, etc.)

Costo del Error: Potencialmente TODO tu evento

Error #3: Elegir Basado Solo en Precio

El Error: "Encontré batucada por $300, otros cobraban $800. Obvio elegí la barata."

La Realidad Frecuente: - "4 músicos" = realmente 2 músicos + 2 principiantes - "30 minutos" = realmente 15 minutos - Instrumentos de mala calidad - Sin vestuario profesional - Llegan tarde - Performance sin energía

Cómo Evaluar Precio: Pregunta: 1. ¿Cuántos performers incluye exactamente? 2. ¿Qué nivel de experiencia tienen? 3. ¿Qué incluye el precio? (vestuario, props, setup) 4. ¿Hay cobros adicionales? (travel, overtime) 5. ¿Tienen seguro de responsabilidad?

Regla de Oro: Si el precio es 40%+ más barato que todos los demás, hay razón.

Costo del Error: Ahorraste $500, perdiste el momento clave de tu evento.

Error #4: No Verificar Requisitos Técnicos

El Error: "Contraté fire show, asumí que funcionaría."

La Pesadilla: Día del evento: - Venue no permite fuego (fire show cancelado) - No hay outlets para cold sparks (no funcionan) - Techo muy bajo para zanqueros (se golpean) - No hay espacio para photo booth 360 (desperdicio)

Checklist ANTES de Contratar:

• [ ] Venue permite máquinas de humo/efectos?
• [ ] Altura de techo (mínimo 3m)
• [ ] Outlets eléctricos disponibles

• [ ] Altura de techo (mínimo 4m)
• [ ] Puertas/pasillos suficientemente anchos
• [ ] Superficie plana y estable

• [ ] Restricciones de volumen del venue
• [ ] Horarios de ruido (comunidades/hoteles)

• [ ] SOLO outdoor
• [ ] Aprobación explícita del venue
• [ ] Distancia de seguridad disponible

Cómo Evitarlo: 1. Pregunta requisitos técnicos al proveedor 2. Verifica con venue si permiten ese tipo de entretenimiento 3. Haz site visit antes de confirmar 4. Comparte spec sheet del proveedor con venue manager

Costo del Error: 100% del costo (servicio cancelado) + scrambling último minuto

Error #5: Timing Pésimo

El Error: "Contraté batucada para tocar durante la cena."

Por Qué Es Problema: - Batucada es ALTA ENERGÍA = imposible conversar - Invitados molestos, comen rápido para escapar ruido - Desperdicia potencial de batucada (funciona mejor en pie)

Guía de Timing por Servicio:

Batucada/Música Alta Energía: ✅ Cocktail hour ✅ Entrada de novios/homenajeados ✅ Post-cena (antes de bailar) ❌ Durante comida

Pleneros/Música Moderada: ✅ Durante cena ✅ Post-cena socializing ✅ Momentos culturales/ceremoniales

Photo Booth: ✅ Todo el evento (pero especialmente 8pm-11pm) ❌ Durante ceremonia/speeches

Personajes LED/Visual: ✅ Entrada/cocktail ✅ Breaks entre actividades ❌ Durante presentaciones/speeches

DJ: ✅ Variedad durante cena, energético post-cena

Pregunta a Proveedor: "¿Cuál es el mejor momento de nuestro timeline para este servicio?"

Proveedores experimentados saben qué funciona.

Costo del Error: Servicio costoso = momento arruinado

Error #6: No Coordinación Entre Vendors

El Error: DJ, batucada, y photo booth todos llegan sin saber de los otros.

El Caos Resultante: - Batucada setup bloquea área del DJ - DJ toca durante performance de pleneros - Photo booth sin iluminación porque nadie coordinó - Cables everywhere porque nadie planeó power distribution

Cómo Evitarlo:

• Email grupal con TODOS los vendors
• Comparte timeline detallado
• Comparte floor plan del venue
• Especifica load-in times para cada vendor

• Designa un coordinador de vendors
• Share coordinator's phone con todos
• Setup meeting 30 min antes de puertas abran

Herramienta Útil: Crea "Vendor Info Sheet" con: - Nombre/contacto de cada vendor - Load-in time - Setup location - Notas especiales

Costo del Error: Estrés + momento de evento comprometido

Error #7: No Tener Plan B

El Error: "Contraté un solo DJ, si se enferma... Dios dirá."

Estadísticas Duras: En PR, 5-10% de eventos experimentan algún issue con vendor: - Enfermedad/emergencia personal - Tráfico/accidente en camino - Equipo falla - Double booking (sí, pasa)

Plan B Inteligente:

• Proveedor profesional tiene DJ backup
• Playlist pre-curada en Spotify como emergency backup

• Proveedor tiene roster, puede substituir
• Pregunta: "¿Qué pasa si performer se enferma?"

• Proveedor tiene equipo backup en van
• Si falla todo, DIY station con ring light

• Menos crítico, pero proveedor debe tener options

Preguntas a Hacer: 1. "¿Tienen backup de equipo en sitio?" 2. "Si el talent se enferma, qué hacen?" 3. "¿Cuál es su contingency plan?"

Red Flag: "Eso nunca pasa" o "No te preocupes" sin plan específico.

Costo del Error: Potencialmente evento sin entretenimiento key

Bonus: Error #8 (Frecuente en PR)

Asumir que "Puertorriqueño" = Entendemos la Cultura

El Error: "Contraté vejigantes, todos sabemos qué es eso."

• 40% de invitados pueden ser diaspora/no-locals
• Millennials/Gen Z pueden no conocer tradiciones
• Contexto hace diferencia entre "qué es esto" y "wow, hermoso"

Solución: Brief intro (30 segundos) explicando significado cultural.

Ejemplo: "Antes de comenzar, los vejigantes representan nuestras tradiciones carnavalescas de Ponce y Loíza, mezclando herencia africana y española..."

Transforma confusión en apreciación.

Checklist Master Anti-Errores

Antes de firmar contrato:

• [ ] Viste portfolio real (video completo)
• [ ] Leíste contrato completo
• [ ] Comparaste mínimo 3 proveedores
• [ ] Verificaste requisitos técnicos con venue
• [ ] Confirmaste timing ideal para servicio
• [ ] Coordinaste con otros vendors
• [ ] Confirmaste plan B del proveedor
• [ ] Checkeaste reviews online
• [ ] Obtuviste referencias verificables
• [ ] Entiendes política de cancelación (tuya y de ellos)

Conclusión

1. Investigación adecuada
2. Comunicación clara
3. Contratos detallados
4. Coordinación proactiva
5. Plan B sensato

El "ahorro" de tomar shortcuts casi siempre cuesta más que hacer las cosas correctamente desde el inicio.

En D Show Events, nuestros contratos detallan TODO, coordinamos proactivamente con tus otros vendors, y tenemos backup plans para cada servicio.

Porque tu evento merece cero errores evitables.

¿Preguntas sobre evitar estos errores en TU evento? Consulta gratuita, sin compromiso.